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英文カバーレターの書き方及び重要性
電子メールなどの近代的な通信方法がなかった時代はレジュメを会社へ送る際に応募理由を書いた書類を同封して送っていました。それがカバーレターのことです。現在は英文レジュメをメール、ファックスまたはオンラインにて受け付けています。今になって、カバーレターを付けるかどうかの事で悩んでいる人が増えてきています。会社側がカバーレターは必要ないと言わない限り、通常は同付するべき書類です。会社へレジュメを送る理由を明確に説明出来る書類になるので重要な役割を果たします。電子メールを送る際に本文に何も書かずレジュメだけを添付して送るのは正式な方法ではないことは言うまでもないと思います。例えば、あなた宛に送られてきたメールが本文は空白で添付ファイルだけがあった場合、どのように思いますか。そのメールを期待していなければ添付ファイルの内容を確認せず、削除するでしょう。多くの人はカバーレターの書き方が難しく思い、書かない人がいます。このカバーレターガイドで簡単にパワフルなカバーレターを書く方法をこれから教えていきます。最後までガイドに従って学んでいけば、あなたの夢の就職・転職は実現可能です。  
 

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英文カバーレターの書式
郵送及びファックスにてカバーレターを送る場合は一般のビジネスレターと同様の書式がふさわしいと考えられています。メール用のカバーレター作成に当たる事項はこのガイドの最後に説明してあります。これからカバーレターをどのように書けばよいか困っている人もいると思われますが、レジュメと同封する書類になるので出来るだけカバーレターとレジュメは同じスタイルであってほしいものです。ヘッダーは両方を同じように作成すればいいです。フォントの種類も同じフォントを使用することを心がけなければなりません。正式なビジネスレターのヘッダーには必ず連絡先を記入しなければなりません。その中に名前、住所、電話・ファクス番号、メールアドレスなどを明確に記入します。レターのヘッダーを使用しない場合、連絡先などは左側の上に記入します。日付はその下、ヘッダーがある場合は用紙の上から約3.5センチのところに記入します。省略は使用しないことを勧めています。それより1センチ下の左側に受取人情報を記入します。まずは受取人名、それから職名、部署、会社名、住所(ストリート/町、市、県名、郵便番号)の順に記入します。担当者の名前が分かる場合はDear Mr. “男性の名前“ または Dear Ms. “女性の名前”、名前は知らない場合はDear Sir/Madam または Dear “職名” (Dear Hiring ManagerまたはDear Human Resources Manager)を記入します。必修ではないが特定のジョブ・ポジションに応募する場合は題名を上記から一行空けて中央に記入します。(例:Application for the Sales Manager Job Position)それからカバーレターの本文を書き始めます。ここまで出来ていれば書式は下記の様になっていると思います。


英文カバーレターの最初のパラグラフの始め方(Opening)
最初の段落の中に下記3点を含む必要があります。応募する理由、採用情報の取得方法、簡単な自己紹介文、その3点です。ビジネスレターは短く、パワフルに書くことが大事です。小説のような3ページも長い職歴と自己紹介文を読む人はいません。つまり、言いたいことを直接的、明確に書くべきです。始まりの文例はこのようになります。“I am applying for the job position of Marketing Manager, as published on the Japan Times.”それから簡単な自己紹介文を書きます。例を挙げると次のようになります。“I have over 10 years of extensive management experience in marketing and advertising of products similar to your ABC Company.”

英文カバーレターの本文の書き方(Body)
カバーレターの最も難しい部分は本文の書き方です。これは一段落に制限すればいいです。文書の中に必ず面接の機会を与えてもらえるように自分の能力をアピールするような文章で書かなければなりません。有利になる点を書き、悪い点は書かない様にしてください。応募する会社の職種に会うようなスキル、能力と経験を述べることも大事なことです。それらを生かして採用される会社に役に立つことが出来るということを示してください。詳しい内容についてはレジュメを参考にするように述べてください。

英文カバーレターの最後のパラグラフの書き方(Closing)
この段落に次に何を希望するかを書く必要があります。面接の機会を希望している場合はそのように述べればいいでしょう。どれだけ会社に役に立てるかをアピールするような文書を組み立てます。あなたと連絡がつく時間・曜日なども記入します。もう一つの方法は採用担当者と面接のアポイントメントの為に連絡出来る時間などを聞くことです。最後のパラグラフはこのようになります。"I sincerely hope that my qualifications are of interest to you and that an interview could be arranged at your convenience. Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon." 最後のパラグラフを記入後、二行空けて"Yours sincerely, " (またはYours cordially, Yours respectfully, Yours faithfully使用可能)と書き、線を引いて、サインを忘れないようにしてください。サインの線の下に名前をフルネームで記入します。それからまた二行空けて同封書類を担当者に分かるように記入します。カバーレターが完成できたらレジュメと同品質の用紙に印刷してください。


電子通信及びメール用カバーレター
一般カバーレターとメール用のカバーレターの大きな違いはメール用のカバーレターには題名が必修になり、これに重点を置くべきです。採用担当者に注目してもらうために、あなたのレジュメに興味を持たせるような題名を書かなければなりません。決して題名を空白にしてはいけません。 題名を下記の例のように書きます。“Experienced accountant for accounting position.”または“Skilled manager for sales manager job position.”メール用のカバーレターの次に、大切な事は強力的に述べることです。出来るだけ約150ワードで3パラグラフに制限してください。オンラインにて採用されている会社は一日にたくさんの応募者からメールが届いています。始まりのパラグラフは一番インパクトのあるように書き、次のパラグラフ全てを読んでもらえるような印象を与えなければなりません。メールだからと思ってスペル、文法をあまり気にせず簡単に書く人もいますが決してそれはしないように、一般のカバーレターと同様に扱ってください。メール用のカバーレターの場合はレターヘッドがないため連絡先は上部に書く必要はないですが、最後に名前の下に(電話、住所、メールアドレス、携帯、FAXなど)記入することを勧めます。必ず本文の中に「下記の連絡先を通してコンタクトできる」と書いておきましょう。最後に送信する前にもう2〜3回スペルと文法をチェックしてください。


英文カバーレターのチェックリスト
1.“あなた”を中心に書くこと ( 出来ればレターの中に“I”を4つに制限すること)。 “I”で始まるパラグラフは1つに制限すること。
2. 英文レジュメとカバーレターのスタイル、フォント、用紙の品質・サイズなどが同種類のこと。
3. メール用以外のカバーレターの上部にあなたの名前、連絡先と日付を記入すること。
4. 採用担当者の名前、職位、部課名、会社名、住所を記入すること。分からない場合は会社に電話を掛け、聞いてみる。
    どうしても担当者の名前が分からない場合は“Dear Human Resource Manger”と記入すること。
5. 決して “To Whom It May Concern”と書かないこと。
6. 応募の職種及び会社に興味を見せること。
7. 自己PRの為、応募職種・会社に会う様な、スキル、特別トレーニング、学歴・教育、職歴、経験、資格などを記入すること。
8. 担当者に「時間を与えてくれてありがとう」という文を記入“Thank you for your time and consideration.”
9. 記入内容はストレートにフォーカスし必要のない言葉、文書を避けること。
10. 完成後、スペル、文法と内容の校正をすること。(最低5回読むこと)
11. 出来れば、信用できる人に読んでもらうこと。
12. 連絡を待っていることを伝える。
13. 忘れずに黒または青のボールペンでサインすること。
14. 英文カバーレターは1ページにまとめ、3から5パラグラフに制限すること。
15. 各会社にオリジナルのカバーレターを作成すること。応募する各会社、各職種に会わせる様に文書を組み立てる。
     英文カバーレターはレジュメよりも重点をおいてより正確にターゲットする必要がある。
16. 英文カバーレターは正式のビジネスレターのフォーマットになっていること。
17. 採用担当者があなたと連絡できる方法・時間帯などを伝える。
18. 英文カバーレターを送る目的・理由を書く。(応募の職種、面接希望など)
19. 自慢するような文章は避け、自身を持っているような文章で書く。
20. 英文カバーレターを作成の際に採用先の目的を考えて書く。
21. あなたが会社から求めることは書かず、あなたが会社にどのように役に立てるか、あなたの実力・スキル・経験・知識・
     企業及び人との関係はどのように会社に有利になるか、友好的に活かせるかを書く。

上記の全ポイントについてチェックが出来ましたら完璧な英文カバーレターを仕上げることが出来ます。






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